Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

W celu wypełnienia obowiązków wynikających z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego dalej RODO, INTERNATIONAL VISA SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Katowicach, ul. Graniczna 29, 40-017 Katowice, NIP: 9542766476, REGON: 364718356, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000623079 (zwana dalej IVS), informuje o przetwarzaniu danych osobowych klienta oraz o prawach, które klientowi przysługują. Poniższe zasady obowiązują od 25 maja 2018 roku.

1. Administrator danych osobowych

INTERNATIONAL VISA SERVICE spółka z ograniczoną odpowiedzialnością spółka komandytowa z siedzibą w Katowicach, ul. Graniczna 29, 40-017 Katowice, NIP: 9542766476, REGON: 364718356, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice-Wschód w Katowicach, VIII Wydział Gospodarczy, pod numerem KRS 0000623079 jest administratorem danych osobowych.

Numer telefonu: +44 2031 293 603

Adres e-mail: [email protected]

2. Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

IVS przetwarza dane osobowe w celu wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

W określonych sytuacjach IVS może przetwarzać dane osobowe ze względu na konieczność wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na IVS (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), lub przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej (art. 6 ust. 1 lit. d RODO), lub przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez IVS (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), w szczególności w celu związanym z:

  1. marketingiem produktów i usług IVS,
  2. monitorowaniem i poprawą jakości świadczonych przez IVS usług, w tym monitorowaniem rozmów telefonicznych i spotkań, przeprowadzaniem badań satysfakcji klientów z świadczonych usług,
  3. w stosownych przypadkach prowadzeniem postępowań spornych, a także postępowań przed organami publicznymi oraz innych postępowań, w tym prowadzeniem dochodzenia i obrony przed roszczeniami.

We wszystkich innych sytuacjach dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej w celu określonym w jej treści (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

We wszystkich sytuacjach wrażliwe dane osobowe są przetwarzane wyłącznie na podstawie zgody udzielonej w celu określonym w jej treści (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).

3. Odbiorcy danych

IVS ujawnia lub może ujawnić dane osobowe następującym odbiorcom lub kategoriom odbiorców, w szczególności:

a. organom władzy publicznej i odpowiednim urzędom państwowym, właściwym do rozpatrywania wniosków wizowych i wydawania wiz; b. podmiotom, które uczestniczą w procesach niezbędnych do wykonania umów zawartych z klientami, w tym bankom, operatorom kart kredytowych, agentom płatności elektronicznych i internetowych, c. podmiotom, które wspierają IVS w procesach biznesowych, w szczególności podmiotom przetwarzającym dane osobowe dla IVS (tzw. procesorzy danych), między innymi:

  • firmom hostingowym,
  • usługom prawnym i księgowym,
  • firmom i podmiotom zewnętrznym wykonującym procesy będące częścią działań niezbędnych do zawarcia umowy z klientem.

4. Okres przetwarzania danych

Dane osobowe klienta, w tym wrażliwe dane podane na podstawie zgody, są przetwarzane przez IVS przez czas niezbędny do osiągnięcia celów wskazanych w punkcie 3, tj. do czasu zawarcia umowy. Po tym okresie IVS może przetwarzać dane klienta przez okres i w zakresie określonym przez prawo lub w celu realizacji uzasadnionego interesu administratora, jak w punkcie 3, jednak nie dłużej niż 10 lat. Dane niewrażliwe przetwarzane na podstawie odrębnej zgody będą przechowywane do czasu wycofania zgody.

5. Prawa osób, których dane dotyczą

IVS gwarantuje wszystkim klientom wykonywanie praw osoby, której dane dotyczą, przyznanych przez RODO, w szczególności:

  1. prawo dostępu do danych osobowych;
  2. prawo do żądania sprostowania danych osobowych, które są nieprawidłowe, oraz prawo do żądania uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
  3. prawo do żądania usunięcia danych osobowych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy: a. dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane; b. osoba, której dane dotyczą, cofnęła zgodę, na której opiera się przetwarzanie, i nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania; c. osoba, której dane dotyczą, wnosi sprzeciw wobec przetwarzania; d. dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem; e. dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie f. dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego.
  4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy: a. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych; b. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; c. administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń; d. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu ustalenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.
  5. prawo do przenoszenia danych osobowych, jeżeli: a. przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub na podstawie umowy b. przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany
  6. prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli istnieją przyczyny związane ze szczególną sytuacją klienta, a przetwarzanie wynika z niezbędności dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

6. Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych

W zakresie zgody klienta na przetwarzanie jego danych osobowych, klient ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie następuje bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7. Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

W każdej sytuacji, gdy klient uzna, że IVS przetwarza dane osobowe niezgodnie z przepisami RODO, klient ma prawo do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego.

8. Przekazywanie danych osobowych do krajów poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

IVS przekazuje dane osobowe do krajów poza Europejskim Obszarem Gospodarczym:

Kanada – przekazanie danych jest niezbędne do wykonania umowy agencji wizowej. Ponadto decyzja Komisji z dnia 20 grudnia 2001 r. stwierdziła, że przepisy obowiązujące w Kanadzie zapewniają odpowiedni poziom ochrony danych osobowych.

IVS może przekazywać dane osobowe do krajów trzecich, w szczególności do USA i organizacji międzynarodowych. Przekazanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych uzgodnionych z odbiorcą, których treść została przyjęta przez Komisję Europejską i zapewnia najwyższe standardy ochrony danych osobowych stosowane na rynku.

Klient ma prawo do uzyskania kopii danych przekazywanych przez IVS.

9. Obowiązek podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne. Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy wizowej z IVS lub jest niezbędne do osiągnięcia celów wynikających z uzasadnionych interesów IVS. Niepodanie wszystkich danych uniemożliwi zawarcie i wykonanie wskazanej umowy.